Goods and Services Procurement Policy

Dalam Surat Keputusan ini yang dimaksud dengan:

1. Pedoman adalah Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa PT Phapros Tbk.
2. Perusahaan adalah PT Phapros Tbk.
3. Induk Perusahaan adalah pemegang saham mayoritas lebih dari 50 % di perusahaan.
4. Anak Perusahaan adalah Perusahaan yang sahamnya sebagian besar atau minimum 50[M11] % +1 (lima puluh persen plus satu) dimiliki oleh Perusahaan.
5. Anak Perusahaan BUMN  adalah Perusahaan yang sebagian besar sahamnya dimiliki oleh BUMN atau perseroan terbatas yang dikendalikan oleh BUMN.
6. Anak Perusahaan Patungan adalah Perusahaan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham perusahaan BUMN minimun 90% (Sembilan puluh persen).
7. Perusahaan afiliasi adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% (sembilan puluh persen) dimiliki oleh Induk Perusahaan, Anak Perusahaan atau Gabungan Anak Perusahaan.
8. Dewan Komisaris adalah Dewan Komisaris Perusahaan.
9. Direktur Utama adalah Pejabat yang berwenang merumuskan dan menetapkan kebijakan dan program umum Perusahaan sesuai dengan wewenang yang diatur dalam Anggaran Dasar Perusahaan.
10. Direksi adalah Dewan Direktur  Perusahaan.
11. Direktur Terkait adalah anggota Direksi yang membawahi unit/satuan kerja pengguna anggaran perusahaan dengan kewenangan dalam pengadaan barang dan jasa.
12. Anggaran Perusahaan adalah Anggaran Perusahaan tahun berjalan yang telah disetujui dan disahkan oleh Dewan Komisaris sesuai mandat dalam Rapat Umum Pemegang Saham.
13. Pengadaan Barang/Jasa adalah usaha atau kegiatan pengadaan barang /jasa yang diperlukan oleh Perusahaan yang meliputi: pengadaan barang, jasa konstruksi, jasa konsultansi, dan jasa lainnya.
14. Pengguna adalah satuan/unit kerja Perusahaan yang memanfaatkan barang/ jasa yang dilaksanakan pengadaannya. 
15. Pejabat Pengadaan adalah Pejabat Struktural yang ditetapkan oleh Direksi yang melaksanakan pengadaan barang/jasa dalam jumlah tertentu dan membawahi Departemen Pengadaan.
16. Departemen Pengadaan adalah satuan kerja dalam Perusahaan yang mempunyai tugas pokok dan fungsi serta bertanggung jawab terhadap proses pengadaan barang/jasa dan bersifat permanen.
17. Tim Lelang adalah tim ad hoc yang ditetapkan oleh Direktur Utama untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa dengan nilai tertentu yang ditetapkan Direksi melalui pelelangan.
18. Bagian Penerima Barang/Jasa adalah Gudang Penerima Barang untuk pengadaan barang yg bersifat investasi non proyek, sedangkan untuk pengadaan barang yang bersifat investasi proyek  akan diterima oleh pengguna dan atau bagian unit terkait.
19. Penyedia Barang/Jasa adalah Badan Usaha berupa Perusahaan Besar (pemasok/supplier, importir, agen), Usaha Kecil Menengah (UKM), dan Koperasi atau orang/ perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/pekerjaan konstruksi/jasa konsultansi/jasa lainnya.
20. Peserta adalah Penyedia yang memasukkan penawaran pengadaan barang/jasa.
21. Pemasok adalah penyedia barang/jasa yang masuk di dalam Daftar Supplier Terpilih (DST) melalui proses seleksi sesuai prosedur seleksi dan evaluasi pemasok
22. Pelaksana adalah Penyedia yang ditunjuk atau peserta yang dinyatakan sebagai pemenang untuk melaksanakan penyediaan barang/jasa.
23. Pakta Integritas adalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Pejabat yang ditunjuk atau diberi wewenang atau kuasa untuk melaksanakan pengadaan, yaitu Pejabat Pengadaan, Unit Pengadaan atau Tim Lelang maupun Peserta pengadaan barang/jasa, yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan kolusi, korupsi, dan nepotisme (KKN) dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.
24. Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian, yang meliputi barang dan peralatan yang spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna, sedangkan Bahan dan Mesin Farmasi yang digunakan untuk produksi diperlakukan secara khusus (penunjukan langsung).
25. Barang/ Jasa bersifat khusus/ strategis adalah barang/jasa tertentu yang jenisnya ditetapkan oleh Direksi.
26. Jasa Konsultansi adalah layanan jasa keahlian profesional dalam berbagai bidang keilmuan, yang dilaksanakan oleh konsultan dalam bentuk badan usaha atau orang perseorangan dalam rangka mencapai sasaran tertentu
27. Jasa Konstruksi adalah layanan penanganan pekerjaan bangunan, konstruksi, atau wujud fisik lainnya, termasuk tapi tidak terbatas pada, teknologi rancang bangun, yang secara teknis dan spesifikasinya ditetapkan oleh Pengguna dan proses serta pelaksanaannya diawasi oleh Pengguna.
28. Jasa Lainnya adalah segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain jasa konsultansi, jasa Konstruksi dan pemasokan barang yang dilaksanakan oleh penyedia jasa berbentuk badan usaha atau orang perseorangan. Pengecualian yang dimaksud meliputi Jasa Tiket transportasi, akomodasi, ekspedisi dan asuransi, jasa audit independen.
29. Produksi Dalam Negeri adalah berbagai jenis barang/jasa yang dibuat dan atau dihasilkan di dalam negeri.
30. E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang menggunakan sarana elektronik (internet, electronic data Interchange dan e-mail).
31. Swakelola adalah pengadaan barang/jasa dengan persyaratan tertentu yang dilakukan sendiri oleh Perusahaan mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, pengawasan, sampai dengan pelaporan.
32. Perikatan adalah hubungan formil tertulis antara Perusahaan dengan Pelaksana penyediaan barang/dan jasa.
33. Dokumen pengadaan adalah dokumen yang ditetapkan oleh Tim Lelang/Unit Pengadaan yang memuat informasi dan ketentuan yang harus ditaati oleh para pihak dalam proses pengadaanbarang/Jasa.
34. Prakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari penyedia barang/ jasa sebelum memasukkan penawaran.
35. Pascakualifikasi adalah proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan lainnya dari peserta pengadaan barang/jasa setelah memasukkan penawaran.
36. Beauty Contest adalah salah satu proses penilaian atau evaluasi atas penawaran yang disampaikan oleh peserta pengadaan barang/jasa, melalui presentasi teknis dan tanya-jawab.
37. Surat Jaminan adalah jaminan tertulis yang bersifat mudah dicairkan dan tidak bersyarat (unconditional), yang dikeluarkan oleh Bank Umum/Perusahaan Penjaminan/Perusahaan Asuransi yang diserahkan oleh penyedia barang/Jasa kepada Tim lelang/Departemen Pengadaan untuk menjamin terpenuhinya kewajiban penyedia barang/Jasa.
38. Sanggahan adalah hak peserta pengadaan barang/jasa yang merasa dirugikan untuk mengajukan keberatan secara tertulis atas hasil pengumuman pemenang pelaksana penyediaan barang/dan jasa.
39. Surat Pesanan (SP) / Purchased Order (PO) adalah surat pemesanan barang yang harus dibuat melalui sistem QAD ada yang memerlukan SPK atau Kontrak dan atau tidak memerlukan SPK/ Kontrak (Tergantung pada nilai dan jenis Pengadaannya) untuk pemesanan barang dalam negeri.
40. Order Confirmation (OC) adalah surat pemesanan barang yang harus dibuat melalui sistem QAD ada yang memerlukan SPK atau Kontrak dan atau tidak memerlukan SPK/ Kontrak (Tergantung pada nilai dan jenis Pengadaannya) untuk pemesanan barang luar negeri.
41. Surat Perintah Kerja (SPK) adalah surat perjanjian untuk pelaksanaan pekerjaan yang sederhana.
42. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) adalah surat perintah yang diterbitkan perusahaan kepada penyedia barang/jasa untuk memulai pekerjaan sambil menunggu diterbitkannya SPK/Kontrak.
43. Kontrak adalah surat perjanjian antara Perusahaan dengan penyedia barang/jasa.
44. Harga Perkiraan Sendiri (HPS)/Owner Estimate (OE) adalah harga yang dikalkulasikan secara keahlian untuk menilai kewajaran harga penawaran.
45. Uang Muka adalah pembayaran sebagian dari jumlah harga yang telah disepakati oleh perusahaan dan penyedia barang /jasa sesuai dengan dan akan diperhitungkan dalam pembayaran barang/jasa kepada penyedia barang/jasa.
46. RKAP adalah Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan tahun berjalan.
47. Pembelian Langsung/Pengadaan Langsung adalah pengadaan barang/Jasa yang dilakukan secara langsung kepada penyedia barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/ Seleksi/Penunjukan Langsung dengan nilai pekerjaan untuk pengadaan barang/jasa konstruksi/jasa lainnya  dan pekerjaan jasa konsultan sampai dengan Rp.10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) dan  di atas Rp. 10.000.000,- (sepuluh juta rupiah) sampai dengan Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) dengan ketentuan khusus.
48. Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan penyedia barang/jasa lainnya dan konstruksi untuk nilai pekerjaan di atas Rp.100.000.000,- (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp5.000.000.000,- (lima milyar rupiah).
49. Pelelangan Selektif/Terbatas adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dapat diikuti oleh penyedia yang memenuhi syarat  dengan nilai pekerjaan  di atas Rp.5.000.000.000,- (lima milyar rupiah) sampai dengan Rp10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah)..
50. Pelelangan Terbuka adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya yang dapat diikuti oleh semua penyedia yang memenuhi syarat dengan nilai pekerjaan di atas Rp. 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah).
51. Penunjukan Langsung adalah metode pengadaan barang/pekerjaan konstruksi/jasa lainnya dengan cara menunjuk langsung satu penyedia barang/jasa.
52. Post Bidding adalah segala suatu yang bersifat menambah, mengurangi atau mengubah Dokumen Pengadaan setelah batas akhir pemasukan penawaran.